Tercihler bölümü, Zoho Books kuruluşunuzu yapılandırmanıza ve ayrıca çeşitli satış ve satın alma modülleri, projeler, muhasebeci ve diğer modüller için ayarları yapılandırmanıza yardımcı olacaktır.
Genel (General)
Bu bölüm, Zoho Books organizasyonunuzda belirli modülleri etkinleştirmenize izin verir ve diğer genel işlevleri içerir.
Genel ayarlara erişmek için:
Ayarlar > Tercihler > Genel’e gidin. Modülleri etkinleştirin.”
Zoho Books’ta etkinleştirmek istediğiniz modülleri seçin. Bunları etkinleştirdiğinizde, sol kenarda gösterilecekler. Etkinleştirdiğinizde bu modüllere erişebilir ve yapılandırabilirsiniz.
Etkinleştirmek istediğiniz modülleri seçin:
| Teklifler | Aktif | Bir teklif, müşterilerinize gönderdiğiniz ve onlara satmayı planladığınız tüm ürünleri ve fiyatlarını detaylandıran bir öneridir. Müşteriniz teklifi kabul ettikten sonra, bu teklif sonraki bir satış siparişine veya faturaya dönüştürülebilir. |
| Satış Siparişleri | Pasif | Satış Siparişi, müşterilere gönderilen ve bir satışın ürünlerini ve fiyatlarını onaylayan bir belgedir. Satış siparişi genellikle bir teklif müşteriler tarafından kabul edildikten sonra ve ürünleriniz müşterilere gönderilmeye veya teslim edilmeye hazır olduğunda oluşturulur. |
| Satın Alma Siparişleri | Pasif | Bir Satın Alma Siparişi, bir alıcının bir satıcıya, satın almak istedikleri ürünler hakkında bilgi veren, miktarlarını ve fiyatlarını belirten resmi bir belgedir. |
| Zaman Takibi | Aktif | |
| İskonto Faturaları | Pasif | Birçok işletme, sattıkları ürünler veya sundukları hizmetler için bir ön ödeme (veya teminat) toplar. Toplanan bu miktar, gelir değil, şirket için bir yükümlülüktür. Gelir, ürün teslim edildiğinde veya hizmet tamamlandığında kazanılır; teslim edilmediğinde veya tamamlanmadığında yapılan ön ödeme müşteriye iade edilir. Bu ön ödeme, Zoho Books’taki Ön Ödeme Faturası modülü kullanılarak müşterinize fatura olarak gönderilebilir. |
| Yinelemeli Fatura | Aktif | Yinelenen bir fatura, belirli zaman aralıklarında müşterinize gönderilen bir faturadır. |
| Yinelemeli Gider | Aktif | Giderler, bir işletmenin işletilmesi için yapılan maliyetlerdir. Seyahat, yemek ve konaklama dahil olmak üzere günlük iş faaliyetlerinin çeşitli yönlerinde ortaya çıkabilirler. Bu giderlerin bazıları, bir organizasyonun kullanıcıları tarafından geri ödenebilir. |
| Yinelemeli Tedarikçi Faturalar | Aktif | İşletmeler, tedarikçilerden aldıkları malzemeleri veya hizmetleri ödemek için faturalar kullanır. Fatura, genellikle ürün veya hizmetin detaylarını, miktarını, birim fiyatını, toplam tutarı ve ödeme koşullarını içerir. Tedarikçi, müşterinin bu faturayı belirli bir tarihe kadar ödemesini bekler. |
| Yinelemeli Defterler | Pasif | |
| Kredi Notu | Aktif | Bir Kredi Notu, bir satış sonrası malzemelerin tedarikçiye iade edildiği durumda, tedarikçi tarafından müşteriye düzenlenen bir belgedir. Bu, malzemelerin hasar görmesi veya tatmin edici olmaması gibi nedenlerle meydana gelebilir. Kredi notu, iade edilen malzemelerin değeri için oluşturulur. |
| Ödeme Bağlantıları | Pasif | Bir işletme işletirken, müşterilerinizden toplu bir satış için bir ön ödeme veya fatura tutarının dışında rastgele bir ödeme gibi çeşitli ödemeleri toplamanız gerekebilir. Zoho Books’taki Ödeme Bağlantıları, müşterilerinizden hızlı bir şekilde çevrimiçi ödemeler aracılığıyla bir miktar istemenizi, kabul etmenizi ve kaydetmenizi sağlar. |
| Görevler | Pasif | Görevler, tamamlamanız gereken işlerdir. Zoho Books’ta finansla ilgili görevler oluşturabilir, kullanıcılarınıza atayabilir, önceliklerini belirleyebilir ve hatırlatıcılar gönderebilirsiniz. |
Zoho Envanter (Inventory) Eklentisi
Zoho Inventory ile entegre olmak istiyorsanız, Zoho Inventory’de Standart veya Profesyonel plan dahilinde aktif bir organizasyon oluşturmuş olmalısınız. Zoho Inventory ile entegre olduktan sonra, bu eklemeyi burada etkinleştirebilirsiniz. Bu eklemeyi etkinleştirdikten sonra, entegrasyonla ilgili tüm modüller Zoho Books’ta görüntülenir ve buradan gerekli tüm özelliklere erişebilirsiniz.
Zoho Books’taki mevcut envanter yönetimi özelliği, stoklarınızı takip etmenize, tercih edilen tedarikçiyi ayarlamınıza, yeniden sipariş noktalarını belirlemenize ve envanteri ayarlamanıza olanak tanır.
Zoho Inventory eklentisi ile ise, Bileşik Ürünler, Ürün Grupları, Paketler, Sevkiyatlar ve Toplu Düzellemeler gibi yerel envanter modüllerini kullanarak gelişmiş envanter yönetimi yapabilirsiniz. Bu, Zoho Books’tan Zoho envanter modüllerinize erişmenizi ve bunları yönetmenizi sağlar.
Zoho Books’ta Envanter eklentisini etkinleştirmek için ödeme yapmış bir Zoho Inventory hesabınızın olması gerekmektedir.
Zoho Inventory ücretsiz sürümündeki özellikler
- 50 sipariş/ay
- 50 nakliye etiketi/ay
- 50 Aftership takibi/ay
- 1 Depo
- 2 Kullanıcı
- Bileşik ürünler
- Temel çoklu para birimi işleme
- Müşteri Portalı
- E-ticaret entegrasyonları
- 1 Shopify mağazasını entegre etmek
İş haftasının ilk günü
Zoho Books’ta varsayılan olarak iş haftasının ilk çalışma günü Pazardır. Ancak iş haftanızın ilk gününü Pazar, Pazartesi veya Cumartesi olarak değiştirebilirsiniz.
İş haftanızın ilk gününü değiştirdiğinizde, takvimdeki günler ve tarihler buna göre güncellenecektir. Bu, satış ve satın alma işlemleri ile diğer modüller için tarih seçerken işe yarar.
Örneğin, iş haftasının ilk gününü Pazartesi olarak ayarladığınızı varsayalım. Bir fatura oluşturduğunuzda ve fatura tarihini seçtiğinizde, takvim şu şekilde görüntülenecektir.
Tekliflerin ve faturaların PDF bağlantılarını ekleyin.
Müşterinize gönderirken teklif veya faturanın karşılık gelen PDF’sini e-postaya ekleyin.
- Faturayı ve teklifi e-posta ile gönderirken PDF dosyasını bağlantıyla eklemek istiyorum.
- Gönderdiğim PDF dosyalarını şifrelemek istiyorum. Bu, PDF dosyalarının düzenlenememesini veya başka bir dosya biçimine dönüştürülememesini sağlar.PDF dosyalarınızı müşterilere gönderirken şifreleyerek güvence altına alın. PDF dosyalarınızı şifrelediğinizde, düzenlenemez; veya başka bir dosya biçimine dönüştürülemez.
İndirimler
Müşterilerinize indirim yapıyorsanız, işlemlerde uygulanacak indirim seviyesini seçebilirsiniz. İşlemlerde indirimlerin nasıl uygulandığını seçin:
Satır öğe düzeyinde İndirim, bir işlemde (örneğin bir fatura) her ürün için ayrı ayrı sağlanır.
Eğer satır öğe(ler)ine vergi uyguladıysanız, vergi indirim uygulandıktan sonra hesaplanır.
Faturada seviyesinde indirim, faturadaki toplam miktar üzerinde sağlanır.
Eğer bir indirimi fatura düzeyinde uygulanacak şekilde seçerseniz, İndirimi Vergiden Önce veya İndirimi Vergiden Sonra uygulama seçeneğini de seçebilirsiniz.
İndirim yapmıyorum Eğer müşterilerinize indirim yapmıyorsanız, o zaman bu seçeneği seçin.
Ek Ücretler
Faturalarınıza nakliye ücretleri ve düzeltmeler ekleyebilirsiniz. Bu ek ücretler, bir fatura gibi işlem oluştururken görüntülenir.
Satış Temsilcisi
Eğer organizasyonunuzda farklı satış işlemlerini yöneten satış temsilcileriniz varsa, onları Zoho Books’ta ilgili işlemlerle (örneğin bir fatura) ilişkilendirebilirsiniz.
Organizasyonunuz için satış temsilcilerini etkinleştirmek için, ‘Satış temsilcisi için bir alan eklemek istiyorum’ kutusunu işaretleyin.
Organizasyonunuzdaki farklı satış temsilcileri tarafından yapılan tüm satışları görüntülemek için, Raporlar > Satış Temsilcisi Tarafından Satış başlığına gidin.
Faturalandırılabilir Faturalar ve Giderler İçin Varsayılan Hesap
Faturalandırılabilir faturalar ve giderlerin faturalandığında tutarı izlemek için bir varsayılan Gelir hesabı seçin. Bu hesabı seçtikten sonra, sistem bir gider veya fatura faturalandığında otomatik olarak hesabı ilişkilendirecektir.
Gelir hesabı sadece stok olmayan ürünler için uygulanacaktır. Stoklu ürünler için belirtilen satış hesabı öncelikli olacaktır.
Faturalandırılabilir faturaları ve giderleri faturalandırırken takip etmek için hesabı seçin.
Bu tercihi yapılandırmanın muhasebeyi nasıl etkileyeceğini anlamak için bir senaryoya göz atalım.
Masraflı Faturalar ve Giderler İçin Kar Marjı
Müşterileriniz adına yüklenen ve daha sonra onlara faturalandıracağınız faturalar ve giderler ‘faturalandırılabilir faturalar ve giderler’ olarak adlandırılır. Müşterilere fatura kesme konusunda iki yaygın yöntem vardır:
- Gerçek maliyeti faturalandırma: Eğer 100 dolarlık bir masraf yapıyorsanız, aynı miktarı müşteriye ödemesi için fatura edersiniz.
- Kar eklemek: Eğer 100 dolarlık bir masraf yapıyorsanız, masraf miktarına kar ekleyebilir ve müşteriye 105 dolarlık bir fatura gönderebilirsiniz. Bu yöntem işletmenize ekstra gelir olarak %5 sağlar. Faturalandırılabilir faturalar ve giderler için varsayılan bir kar marjı yüzdesi ayarlamak için:
- Kar marjı yüzdesini girin.
- Faturalandırılabilir Faturalar ve Giderleri Kar Marjı
- Kaydet’e tıklayın.
- Artık bir fatura veya masrafı faturalandırılabilir seçeneğini seçtiğinizde, varsayılan kar marjı yüzdesi Mark up by alanında otomatik olarak doldurulacaktır.
Haftalık Özet Rapor
Organizasyonunuzun tüm yöneticileri, işlem yaptığı haftanın özetini e-postalarında alabilirler. Ayrıca Zoho Books organizasyonunuzu Slack ile entegre ettiyseniz raporu Slack kanalınıza da alabilirsiniz.
Haftalık özet raporlarını etkinleştirmek için, Gönder Haftalık Özet rapor seçeneğini işaretleyin.
Organizasyon Adres Formatı
Organizasyonunuzun veya işletmenizin adresinin tüm satış ve satın alma işlemlerinizde nasıl görüneceğini değiştirebilirsiniz.
Mevcut yer tutucuları yeniden düzenlemek ve yeni yer tutucular eklemek için ‘Yer Tutucuları Ekle’ açılır menüsünü tıklayarak formatı değiştirebilirsiniz.
Genel bölümündeki tüm değişiklikleri yaptıktan sonra Kaydet’e tıklayın.
