Açılış Bakiyelerinin Girilmesi:
Zoho Books varsayılan olarak tüm işletmeler için ortak olan bir hesap listesine sahiptir. Hesaplar Borç ve Alacak Hesapları (Payables and Receivables), Varlıklar (Assets), Giderler(Expenses), Yükümlülükler (Liabilities), Banka Hesapları (Bank Accounts), Özsermaye (Equity) ve Gelir (Income) olarak gruplandırılmıştır. Her hesap kategorisinin altında birden fazla hesap bulunur.
Açılış bakiyenizi girmek için:
- Sağ üst köşedeki Ayarlar’a tıklayın ve Açılış Bakiyeleri’ni seçin.
- Açılış Bakiyesi Tarihini girin. Bu tarih genellikle Zoho Books’u kullanmaya başladığınız tarihtir (bu hem yeni hem de mevcut işletmeler için geçerlidir).
- Devam etmek için tüm Alacaklarınızın veya Borçlarınızın ve Diğer Hesaplarınızın bakiyelerini girin
Alacak ve Borç Hesapları Bakiyelerinin Girilmesi:
Alacak Hesabı, önceki muhasebe sisteminizde müşterilerinizden aldığınız tutarın kapanış bakiyesidir.
Borç Hesapları ise önceki muhasebe sisteminizde satıcılarınıza borçlu olduğunuz tutarın kapanış bakiyesidir.
Açılış bakiyesini aşağıdaki yollardan biriyle ekleyebilirsiniz:
- Müşterilerin/satıcıların açılış bakiyelerini içe aktarın
- Müşterileri/satıcıları açılış bakiyeleriyle birlikte içe aktarın
- Müşterilerin/satıcıların açılış bakiyelerini manuel olarak girme
Müşterilerin/satıcıların açılış bakiyelerinin girişi:
Şirketimizi yeni kurduğumuz için önceki muhasebe sistemimiz bulunmamaktadır. Ancak kuruluş öncesi mail alımı yaptığımız için manuel açılış bakiyesi girmeliyiz.
Müşterilerin/satıcıların açılış bakiyelerini ayrı ayrı girin
Açılış bakiyelerini tek tek girmek isterseniz bunu müşteri/satıcı oluştururken veya düzenlerken yapabilirsiniz.
- Yeni bir müşteri/satıcının açılış bakiyelerini girmek için:
- Sol kenar çubuğunda Satışlar’a gidin ve Müşteriler’i (müşteriler için) seçin veya sol kenar çubuğunda Satın Almalar’ı tıklayıp Satıcılar’ı (satıcılar için) seçin.
- Yeni bir kişi oluşturmak için + Yeni’ye tıklayın.
- Gerekli ayrıntıları girin ve Diğer Ayrıntılar bölümüne Açılış Bakiyesini girin.
- Kaydedin.
Ödenmemiş açılış bakiyesine müşterinizin/satıcınızın ayrıntılar bölümünün Genel Bakış sekmesinde ulaşılabilir.
Mevcut bir müşteri/satıcının açılış bakiyelerini girmek için:
Sol kenar çubuğunda Satışlar’a gidin ve Müşteriler’i (müşteriler için) seçin veya sol kenar çubuğunda Satın Almalar’ı tıklayıp Satıcılar’ı (satıcılar için) seçin.
Açılış bakiyesini eklemek için belirli müşteriyi/satıcıyı seçin.
Müşteri ayrıntıları sayfanızdaki Ödenmemiş Alacaklar bölümüne (veya) satıcı ayrıntıları sayfanızdaki Ödenmemiş Borçlar bölümüne gidin.
Genel bakış sayfasındaki Ödenmemiş Alacaklar, müşterinin size borçlu olduğu toplam tutarı (oluşturulan faturalar için) ve ayrıca başlangıçta eklediğiniz ödenmemiş açılış bakiyesini içerir.
Satıcıya genel bakış sayfasındaki Ödenmemiş Borçlar, satıcınıza borçlu olduğunuz toplam tutarı (oluşturulan faturalar için) ve ayrıca başlangıçta eklediğiniz ödenmemiş açılış bakiyesini içerir.
- Açılış Bakiyelerini Girin yanındaki Güncelle seçeneğine tıklayın.
- Bakiyeyi girin ve Güncelle’yi tıklayın.
Daha önce girdiğiniz açılış bakiyesini güncellemek istiyorsanız Güncelle’ye tıklayın ve iletişim kutusunda güncellenen Açılış Bakiyesini girin.
Ödenmemiş Açılış Bakiyesi, Zoho Books’ta onlar için oluşturulan satış işlemlerinin tutarı hariç, müşterinin size borçlu olduğu bakiyedir. Alınan bir ödemeyi her kaydettiğinizde (Zoho Books’ta oluşturduğunuz faturalar için kaydettikleriniz dışında), ödenmemiş açılış bakiyesi azalır.
Diğer Hesapların Açılış Bakiyelerinin Girişi
Diğer hesaplar varlıklarınızı ve borçlarınızı, gelir ve giderlerinizi, banka bakiyelerinizi ve öz sermayenizi içerir. Bunları girmek için:
Sağ üst köşedeki Ayarlar’a gidin ve Açılış Bakiyeleri’ni seçin.
Açılış Bakiyeleri altında ilgili kategoriye gidin.
- Farklı hesaplar için Borç ve Alacak bakiyelerini girin.
- Hesabınızdaki mevcut bakiyeler hakkında fikir edinmek için Mevcut Bakiye’ye (Available Balance) bakın. Bu, Açılış Bakiyesi Tarihinden önce oluşturduğunuz veya içe aktardığınız işlemlere veya günlüklere göre hesaplanır.
- Yeni bir hesap oluşturmak için + Yeni Hesap’ı tıklayın. Tüm ayrıntıları girin ve Kaydet’i tıklayın.
- Tüm bakiyenizi girin ve Devam’ı tıklayın. Borç ve alacaklardaki fark Açılış Bakiyesi Ayarlaması (Opening Balance Adjustment ) hesabına dahil edilecektir.
- Sonraki ekrandaki tüm bakiyeleri doğrulayın ve ‘Onayla’ düğmesine tıklayın.
Tüm bakiyelerinizi güncelledikten sonra, açılış bakiye tarihinden önce ‘Senkronize Et’ seçeneğini kullanarak işlem oluşturmaya devam edebilirsiniz.
Diyelim ki açılış bakiye tarihiniz 6 Şubat 2019 ve 1 Aralık 2018’de daha önce bir fatura kaydetmeyi unuttunuz. Hemen bu işlemi fatura sayfasında kaydedebilirsiniz. Açılış bakiyeleri sayfasındaki ‘Senkronize Et’ seçeneği, açılış bakiye tarihinizden önce oluşturduğunuz tüm verileri senkronize eder ve bakiyelerinizi buna göre ayarlar.
Ayrıca,eski tarihli işlemlerinizi değiştirebilir veya silebilir ve bakiyelerinizi senkronize edebilirsiniz.
Yeni Hesaplar Oluşturma
İşletmeniz varsayılan hesaplar dışında hesaplarla uğraşıyorsa, yeni hesaplar oluşturabilirsiniz. Yeni bir hesap oluşturmak için:
Açılış bakiyeleri sayfasında + Yeni Hesap Ekle seçeneğine tıklayın. Açılır menüde bulunan seçenekler arasından Hesap Türünü seçin. Bir Hesap Adı ve Hesap Kodu girin.
Bir hesap kodu, hesapları tanımlamaya yardımcı olabilen benzersiz bir sayı kombinasyonudur.
- Panomda göstermek için hesabı ve bakiyelerini bir widget olarak görüntülemek için ‘Panoma Ekle’ kutusunu işaretleyin.
- Gerekiyorsa bir Açıklama girin ve Kaydet’e tıklayın.
